【幹事向け】オフ会参加申し込みGoogleフォームと幹事の仕事

私が企画開催した、子育てCG屋のリアルお茶会（子連れ可なオフ会）の参加申し込みのフォーマットと申込時前後に幹事としてやったことのご紹介。

• オフ会の申し込みフォーマットどんな項目を用意しようか
• 幹事はどんなことをやればいいのか

そんな方に向けた一例として。

この記事では

fa-check-circle-o用意したGoogleフォーム

fa-check-circle-oオフ会幹事として申込前後にやったこと

をまとめています。

Googleフォーム自体の使い方は解説しておりません。

あくまでどのようなフォームを用意、幹事対応したかのご紹介です。

関連記事開催したオフ会

働くこと/お金の話

【レポ】第１回『子育てCG屋リアルお茶会』＠池袋

2023年8月5日(土)CG制作/関連職の子育て中のパパママを対象としたお茶会を池袋にて開催しました。 参加したいけど遠方で参加できない！ どんな様子だったのか気になる！ そんな方に向けたレポートです。 この記事を通して 自分を含め、周囲はどうだろうか と、周りを見るきっかけにもなって頂ければと...

前提

• 会場は事前におさえ済
• 15名程度の小規模オフ会
• 募集はTwitter(X)
• 参加人数の制限あり

1.申込用のGoogleフォームの用意

冒頭で述べたようにGoogleフォームの操作解説は省略してます。

用意した申込フォームは以下。縦に長いので分割して解説していきます。

1.イベントの基本と幹事情報

最低限必要な情報としては

• 日時
  昼か夜かでも動ける時間は変わります。
  
• 会場
  可能であれば具体的な会場を。まだ押さえていないのであればおおよそのエリアを。
  アクセスのしやすさは参加可否の判断材料になります。
• 参加費用
  おおよそでも費用明示しておきたいですよね。
  決まっていないのであれば、ある程度の幅を持たせておくのもありかもしれません。目安が無いのは不安です。
• 幹事情報
  Twitterアカウント

2.申込む方の情報入力

必要以上に個人情報を収集したくなかったので、基本的にはTwitterアカウントでのみのやり取り前提で募集をかけました。
個人情報がない分、ある程度性善説に基づいて立てた企画。10名以上参加があれば、会場費の幹事の持ちだしはない状態なのである意味かけでもありました。

• お名前(アカウント名)
• Twitterアカウント
• 子どもの参加人数と年齢
  会場のキャパもあるため、子どもの参加有無確認は必須。
  事前に募集人数を明確にせず、子どもの人数も加味し、参加人数をフレキシブルに増減しました。
  またオヤツの準備の兼ね合いで子どもの年齢も要確認。当然、アレルギーへの配慮も。
• 確認事項
  基本的に用意した方が良いと思われます。
  パートナーも連れて行きたい等の相談もありました。
  また、事前に質問を把握していると当日の話題にも困りません。テンパりません。

3.最終確認用チェックボックス

特に意識してほしいポイントについては、最後にチェックボックスを用意しました。

4.定員に達した際の案内

定員に達したら自動で閉じるように設定しました。
基本的には申込数でのカウント。上限の人数は、＋αで連れて行きたいという確認をされた方やお子さんの参加人数によってチョコチョコ数値を変更してました。

閉じてしまっても再び開くことも出来ます。

キャンセルが出た際に等融通が利くので一度閉じてしまっても問題ありません。

参考

【2023年版】Googleフォームの応募者数・回答数の上限を設定しよう

【おまけ】公開時には権限の変更を忘れずに！

Googleフォームの設定をミスしていたおかげて公開初っ端から躓きました。

公開前に要ご確認下さい

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2.Twitter(X)での募集案内

今回のイベントのきっかけがTwitterのコミュニティなので、まずは先行して子育てCG屋のコミュニティ内で募集をかけました。

オーブンで募集をかけたのはこちら。文字数の制限もあったので概要と主旨。

【残席わずか】『#子育てCG屋 の(リアル)お茶会』🍵
CG制作・関連業のパパ、ママのお茶会企画です。

✅8/5（土）池袋
✅子連れ歓迎！

初企画のお茶会を生暖かく見守って頂ける方。
参加希望の方は以下フォームよりご応募下さい😃

お会いできること楽しみにしております！https://t.co/as4H8MFfIA pic.twitter.com/pDsqqN9TqE

— moco@らくがきクリエイトmononoco (@mono_moco) June 24, 2023

追加募集

【追加募集】8/5開催予定の『#子育てCG屋 の(リアル)お茶会』🍵
キャンセルが出ましたので、追加募集します。

現状、割合的ママ8割、パパ２割、お子さんは10名程度ご参加いただく予定です。

ご興味ありましたらぜひ～ https://t.co/A89pIZ8PJb

— moco@らくがきクリエイトmononoco (@mono_moco) July 17, 2023

3.DMでの本人確認

フォームの入力確認だけでは終わりません。

本人確認と共に詳細情報をDMで送信。返信を確認し次第、参加確定することにしました。

幹事の本名と、DM以外での確実につながる連絡先(メールアドレス)をお伝え。

開催近くにはリマインドも送信。

ココまでコンタクトをとっていたからか、キャンセルの連絡もしっかり頂けました。

いざ開催へ！

あとはオヤツ等の準備をして出陣。
無事に開催することが出来ました。当日の流れはお茶会レポにて。

とりあえず、名刺シールはおすすめです！