【ワーママ】小1でPTAの広報委員やりました。小学校のPTA広報委員のお仕事まとめ。

お金(予算)のない小学校のPTA広報の仕事内容と共働きにとって気になるPTA活動に伴うお休みについてご紹介します。

 

PTAの広報ってそもそも何をするの?働きながらできる?パソコン使えないけど大丈夫?カメラ持っていないけど?等色々疑問がわきますよね。

 

結果を言ってしまえばPTAは共働きだろうが何だろうが考慮されません。ただ委員には他にもワーママが沢山いるので、お互い上手く調整・役割分担をして乗り越えました。

 

そしてなぜあえて「お金のない」とつけたかと言うと、我が家の小学校が予算がないことによる業者不可のため、取材~発行までその全てを保護者のみで行うという各地のPTA広報の中でも、そこそこ手間のかかっているPTAだからです。

 

こればっかりは#小1の壁よろしく通ってみないとわかりません。学校ガチャです。

 

そこそこ労力のかかる小学校に当たるとこんなことが待ち受けているんだなという心の準備にしておいて頂ければ幸いです。あくまで一例なので悪しからず

 

この記事がおすすめな人
  • PTA広報になってしまった人
  • PTA広報って何をするのか気になる人

 

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PTA広報委員とは

学校や地域に配る「広報誌」の作成(取材・撮影)、データ作成(編集)、印刷、発行をするPTAの1組織です。

 

学校によっては編集以降の作業を業者発注(入稿)するそうですが、残念ながら我が家の小学校はその全てがPTA広報委員会のお仕事す。

学校は内容をチェックする校正以外はほぼノータッチです。(※行事撮影は除く)

PTA広報委員決定から活動の全体流れ

  1. 4月。小学校のクラス懇談会で委員決め(立候補又はくじ引き)
  2. 4月前半。初回の編集会議という名の顔合わせ、班分け、担当決め
  3. 1学期班活動開始・発行
  4. 2学期班活動開始・発行
  5. 3学期班活動開始・発行

 

関連記事4月はバタバタです

 

PTA委員は運動会にもかり出される
広報委員に限った話ではありませんが、PTAの各委員は運動会での競技補助や見回り、片付け等々かり出されます。

業者を使わない場合のPTA広報委員の仕事内容

具体的にどのような流れで活動していくのか、各仕事内容について。

  1. 編集会議
  2. 撮影・取材
  3. データ作成(編集)
  4. 校正
  5. 製版・印刷
  6. 綴じ込み、配布

1.編集会議

委員同士の顔合わせと委員長・副委員長決め、担当班わけです。

 

本来であれば、取材するイベントや発行回数などを決めるのが編集会議ですが、基本的には例年に倣います。皆深く考えたくないし、藪蛇をつつくのも面倒くさいので、そこが揺らぐことはありません。

 

委員長・副委員長が決まったら、各班わけ。そして各班が決まったら班長を選出します。

今回は委員長・副委員長は立候補、班長はじゃんけんで決めました。おかげで単なる一兵卒で入れましたね。(助かった)

 

我が家の小学校は1学期1回の計3回の発行でした。

 

担当学期だけが忙しい、、委員長・副委員長は除く

通年仕事があるかと思いきや、実は担当になった班の時に主に活動すればよい仕様。折込作業の手伝い募集はあるにしろ、他の期の時はほぼノータッチです。

ただしこれが委員長・副委員長となると話は別
役員会での活動報告を行わなければならないため、基本的にすべての学期の活動内容の把握、取りまとめ、印刷立ち合い、学校・PTA会長とのパイプ役など下っ端委員とは異なり格段に仕事量が増えます。

広報誌の主な内容

  • 1学期:先生紹介(4P)
  • 2学期:イベント多数(8P)
  • 3学期:卒業に向けて(8P)

 

そして私の担当は2学期。一番イベントが多くて、それに伴い取材や撮影依頼・原稿依頼が多い大変な所を選んでしまいました。

ちなみに1番楽なのは1学期だそうで、4月、5月中にバタバタ動きますがページ数も少なく、先生の紹介をひたすらするのでおすすめだそう(先輩ママ談)

2.撮影・取材

実際イベントに参加し、写真撮影を行います。

 

委員が参加できない修学旅行などは教員に写真撮影の依頼を出します。運動会の応援団長のコメントが欲しい場合等は教員を通して子供に原稿依頼を出します。

 

原稿と言っても~200文字程度のコメントですね。

写真メインの構成であれば、文章はそこまで考えなくても大丈夫です。

3.データ作成・編集

撮影した写真と原稿を元にPCでデータ(エクセル)を作成します。

 

今回はPC作業は私が一手に引き受けました。その分取材に行く回数をおさえてもらったり、文章は他の人任せです。

Adobe使うな問題は無問題だった

引継ぎを考えて、他の人が持っていないAdobe製品は使わないほうがいい。

なんて話もTwitterにぎわっていましたが、我が家の小学校に限っては全く問題ありませんでした。

  1. 広報で引き継がれているのテンプレート(エクセルデータ)を使ってA4に出力できればなんでもOK
  2. 個人情報保護の観点から、作業データは終了次第全削除

 

ということで、Illustratorで作って画像を出力、エクセルデータに画像を張り付けるという力業で乗り越えました。(そもそもエクセル自体有料ソフトなんですけどね。。個人的にはエクセルの方が使えないですわ)

4.校正

委員長→PTA会長、その後学校へ校正依頼を出します。

 

要はチェックですね。写真メインとはいえちょこちょこありました。

校正のポイント

誤字脱字の他

  • 単語の統一(✖子供→〇子ども)
  • しおりがある場合、目的やスローガンなどはそのままの記載する(漢字変換、句読点の注意)
  • 半角、全角による文字間の字詰めの統一

5.製版・印刷

プリンタで出力し、印刷機で製版後、両面印刷します。

 

見開きをどちらにするか、折り込み方次第で組み合わせを考えます。

ここで色の調整、位置の調整を行います。

全国小・中学校PTA広報紙コンクールがある

日本PTA全国協議会主催のコンクールに応募する用の印刷も行います。

 

特に頑張らないPTA広報なのですが、体裁的に毎年出しているそう。そのためにカラー印刷を行います。

PTA広報紙コンクールとは

日本PTA全国協議会傘下の小・中学校で発行するPTA広報紙を募集し、優秀な作品を表彰するコンクールです。

 

日本PTA全国協議会傘下の小・中学校で発行するPTA広報紙を募集し、優秀な作品を表彰します。

第40回は、平成29年4月から平成30年3月末までに、年に2回以上発行された、
単位PTAの広報紙が審査対象となります。

応募にあたり、広報紙の送付先・応募方法等については、
所属する県・政令市PTA協議会(連合会)へお問合せください。
皆さんのご応募をお待ちしております

 

とのことなので、興味ある方は頑張ってください

6.綴じ込み、配布

印刷した紙を折り・綴じ込み、各所に配布します

 

両面印刷なので2枚で1誌。全て手作業。人海戦術です。

500部ほどの物量を、広報委員でひたすら折り、クラス、各地域、学童などの部数に仕分け、必要あらばまとめて窓口まで広報委員が持っていきます。

 

これで一通り終了です。

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PTA広報の仕事でかかった日数

全てに参加した際に半休又は休まなければならない日数です。

 

先述通り、PC作業をやる代わりにある程度イベント参加しなかったので半休はもう少し少ないです。我が家の小学校の場合、子供を通してのデータのやり取りは不可だったため、依頼したデータや原稿を取りに行くためだけに学校に行ったりもしました。

 

  • 全休:1日(撮影・取材)
  • 半休:8日(編集会議×1、撮影・取材×3、担当期の製版・印刷×1、担当期綴じ込み・配布×1、他学期の手伝い×2)
  • 中抜け5回(データ受領、返却)
  • データ作成4日(1日2~3時間換算)

PTA広報のQ&A

よく聞かれる&自分が疑問に思っていたことの実際の答えと回答です。

Q.働きながらでもできる?

A.多少の有給消化は覚悟しましょう。

 

今回の広報委員の半数以上がワーママでした(※パパの存在は皆無に等しい)。動かせない学校イベント取材は交代で参加したり、年間行事表などで事前に日程がわかっているので、事前に都合をつけていました。

それ以外の日程は班内での調整し、参加できる人数が多い所に合わせました。みんながみんな全ての日程、作業日に来れたわけではありませんので大丈夫。

 

その分、他作業を請け負う等とりあえず協力的な姿勢を維持しておくのが大事かと思います。

Q.パソコンが使えません

A.最初にパソコンができる人が各班に振られます。

 

仮にできる人がいなかった場合、配偶者のスキル。それでもできる人がいない場合は、頑張ってパソコン作業を覚えるしかありません。

PCができない人は取材・撮影の担当を多く持つ等、班内で調整をしていました。

Q.パソコンがありません

A.学校のPCを使ってOK

 

むしろ基本は学校のPCを使うという原則がありますのでPCがなくても仕事はできます。

 

とはいえPC作業のためだけに学校に行き、PCの使用許諾を取って作業なんて非効率なことしたくないので自宅のノートPCでちまちま作成していました。オフラインであれば自宅のPCでも可でした。

Q.カメラ持ってません

A.スマホでOK。学校にもカメラの貸し出しはあります。

 

広報誌に小さく使う程度であればスマホでも解像度は事足ります。今回うちの班ではLineで画像のやり取りをしていました。

 

350dpiに変換しても5cm程度のサイズにはなったので問題ありませんでしたね。そもそも学校の印刷機の印刷再現率は高くないので、多少ボケていようがわかりません。

 

関連記事印刷における解像度について

学校によって大きく違うPTA。他の小学校PTA広報の話

マジかヤバいなPTA、、と思った皆さん、こればかりは学校ガチャです。あくまで我が家のの小学校の話です。

 

フォロワーさんの中にもPTA広報をやられた方がおり、その方からコメントを頂いております。

 

 

 

 

もう業者だしとかうらやましくてよだれが出ました、、

面倒くさいけどメリットもあった

唯一良かったことは先輩ママさんとお知り合いになれた事

 

初めての子で学校のこともよくわからない、地元出身でもない身なので地域のこともほとんどわからない、ママ友もいない(😢

そんな私にとってPTA広報活動中でのちょっとした情報交換(ほぼ一方的に聞くだけみたいな形ではありましたが)は非常に有益で、PTA広報の仕事が終わっても続く交流ができました。

 

1人目であれば低学年のうちにやっておくのも悪くない

学校のことも、先生のこともわからないし、そもそもPTAの広報誌まだ見たことないです。

 

という体で(事実ですが)臨めたので、先生や委員長とのやり取りが発生する役目は上の学年のママさんにお任せすることができました。(大感謝)

在籍中必ず1度はやるであろうPTA委員(又は役員)、早めにやっておくのも悪くはないなと思った次第です。

 

ちなみに低学年での役員は結構争奪戦でしたね。(クラス委員はじゃんけんしてました)

良きPTAライフを

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